Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali delle persone che partecipano al sondaggio di validazione del progetto RoomUpItalia ed è resa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Nome o ragione sociale del titolare, promotore del progetto RoomUpItalia, con sede o domicilio in Indirizzo completo del titolare.

Sito web: https://sondaggio.roomupitalia.com
Email per le richieste privacy: privacy@roomupitalia.com

2. Dati personali trattati

Durante la partecipazione al sondaggio possono essere trattati i seguenti dati:

• risposte al sondaggio, comprese preferenze, esperienze, esigenze, valutazioni e informazioni inserite nei campi di testo libero;
• profilo dichiarato, ad esempio studente, lavoratore o proprietario;
• nome ed email, soltanto quando forniti volontariamente; tali dati sono cifrati nel database e l’email è ricercata tramite HMAC;
• dati relativi alla partecipazione, come stato della compilazione, data e ora, codice referral, verifica dell’email, punti ed eventuali operazioni collegate;
• dati tecnici di sicurezza, tra cui indirizzo IP e user agent, trasformati mediante HMAC e conservati in forma pseudonimizzata nelle tabelle del sondaggio;
• eventi tecnici necessari a prevenire invii duplicati, utilizzi automatizzati, auto-referral e altri abusi.

Il partecipante è invitato a non inserire nei campi liberi dati sanitari, giudiziari, opinioni politiche, convinzioni religiose, dati relativi alla vita sessuale o altre categorie particolari di dati, né informazioni personali riferite a terzi.

3. Finalità e basi giuridiche

Validazione e miglioramento del progetto

Le risposte sono utilizzate per comprendere le esigenze di studenti, lavoratori e proprietari, verificare l’interesse verso RoomUpItalia, progettare le funzionalità del servizio e produrre analisi e statistiche aggregate.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla validazione e al miglioramento del progetto, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.

Gestione della partecipazione

Quando viene fornita l’email, i dati sono utilizzati per verificare la partecipazione, evitare duplicazioni, gestire punti, referral ed eventuali comunicazioni operative collegate.

La base giuridica è l’esecuzione della richiesta dell’interessato e delle misure necessarie a fornire le funzionalità richieste, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

Sicurezza e prevenzione degli abusi

I dati tecnici pseudonimizzati sono utilizzati per proteggere il sondaggio, il programma punti e il sistema referral da frodi, invii automatizzati, duplicazioni e utilizzi impropri.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.

Aggiornamenti sul progetto

L’email può essere utilizzata per inviare aggiornamenti su RoomUpItalia soltanto quando il partecipante presta l’apposito consenso facoltativo.

La base giuridica è il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR.

Partecipazione a test futuri

Il partecipante può prestare un consenso separato per essere ricontattato in relazione a beta test, interviste, prove di usabilità o altre attività di validazione del progetto.

La base giuridica è il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR.

Obblighi legali e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati quando necessario per adempiere a obblighi di legge, rispondere alle autorità competenti o accertare, esercitare e difendere un diritto.

4. Natura del conferimento

Le risposte contrassegnate come obbligatorie sono necessarie per completare il sondaggio. Nome ed email sono facoltativi e la loro mancata indicazione non impedisce l’invio delle risposte.

In assenza dell’email non sarà possibile:

• verificare l’indirizzo del partecipante;
• assegnare o gestire punti collegati alla partecipazione;
• generare o gestire un referral personale;
• inviare aggiornamenti o inviti a test futuri.

La conferma di lettura dell’informativa è necessaria per inviare il sondaggio, ma non costituisce un consenso generale al trattamento. I consensi per aggiornamenti e test futuri sono separati, facoltativi e revocabili in qualsiasi momento.

5. Salvataggio automatico della bozza e cookie tecnico

Durante la compilazione, le risposte parziali possono essere salvate automaticamente per permettere al partecipante di riprendere il sondaggio dallo stesso browser.

Il browser conserva un token casuale nel cookie tecnico roomup_survey_draft. Il cookie è configurato con gli attributi Secure, HttpOnly e SameSite=Strict, non è utilizzato per pubblicità o profilazione e ha una durata massima di 30 giorni.

Nel database viene conservato soltanto l’hash del token e il contenuto della bozza è cifrato. Nome ed email non sono inclusi nel salvataggio automatico. La bozza viene eliminata dopo l’invio definitivo oppure alla scadenza del periodo di conservazione.

Il cookie è strettamente necessario alla funzione di salvataggio richiesta dall’utente; pertanto non viene richiesto un consenso preventivo specifico.

6. Pseudonimizzazione dei dati tecnici

L’indirizzo IP e lo user agent sono trasformati mediante HMAC con una chiave riservata. I valori così ottenuti sono utilizzati per confronti tecnici e controlli antifrode senza conservare tali dati in chiaro nelle tabelle del sondaggio.

La pseudonimizzazione riduce il rischio per gli interessati, ma non rende automaticamente i dati anonimi. I valori pseudonimizzati sono quindi trattati come dati personali e protetti con misure adeguate. Le chiavi di cifratura e lookup sono conservate separatamente dal database e l’accesso è limitato al personale autorizzato.

7. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e con misure organizzative e tecniche volte a prevenire perdita, accessi non autorizzati, modifica o divulgazione indebita.

Le misure adottate comprendono, tra l’altro:

• connessione HTTPS;
• accessi amministrativi riservati e protetti;
• limitazione dei permessi sul database e sui file;
• sessioni protette e rigenerazione degli identificativi;
• token casuali e memorizzazione in forma hash;
• cifratura autenticata di email, nome, risposte e bozze con chiavi conservate fuori dal database;
• ricerca dell’email tramite HMAC e pseudonimizzazione dei dati tecnici;
• registrazione della versione dell’informativa e dei consensi;
• backup e procedure di ripristino con accesso limitato.

8. Tempi di conservazione

• Bozze di compilazione: massimo 30 giorni dall’ultimo salvataggio, con eliminazione anticipata dopo l’invio definitivo.
• Token di verifica email: validità di 24 ore; nel database viene conservato esclusivamente l’hash del token.
• Risposte, partecipazioni ed eventi tecnici: massimo 24 mesi dalla chiusura del sondaggio, salvo necessità di conservarli più a lungo per obblighi di legge, contestazioni o tutela dei diritti.
• Nome, email, punti e referral: per la durata del programma e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione, salvo obblighi di legge o richieste di cancellazione.
• Consensi per aggiornamenti e test futuri: fino alla revoca e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione, salvo rinnovo.
• Identificativi tecnici di sicurezza: vengono rimossi o minimizzati entro 180 giorni, salvo necessità documentate di sicurezza.
• Prova del consenso o della revoca: per il periodo necessario a dimostrare il rispetto degli obblighi di legge.
• Copie di sicurezza: per il tempo strettamente necessario al ciclo di backup e ripristino, dopo il quale vengono sovrascritte o eliminate.

Alla scadenza dei termini, i dati vengono cancellati oppure resi anonimi e utilizzati esclusivamente in forma statistica aggregata.

9. Destinatari dei dati

I dati possono essere accessibili esclusivamente a:

• persone autorizzate che collaborano al progetto RoomUpItalia;
• fornitori di hosting e infrastruttura (Nome del fornitore hosting);
• fornitori di posta elettronica (Nome del fornitore email);
• fornitori di manutenzione tecnica autorizzati e vincolati alla riservatezza;
• professionisti o consulenti vincolati alla riservatezza;
• autorità pubbliche o soggetti legittimati, quando previsto dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto del Titolare sono nominati responsabili del trattamento quando richiesto dall’articolo 28 del GDPR. I dati non sono venduti e non sono comunicati a terzi per finalità pubblicitarie autonome.

10. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Il Titolare privilegia fornitori che trattano i dati nello Spazio economico europeo. Qualora un fornitore comporti un trasferimento verso un Paese terzo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, mediante decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altra garanzia prevista dalla normativa.

11. Decisioni automatizzate e profilazione

I dati del sondaggio non sono utilizzati per assumere decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o conseguenze analogamente significative sul partecipante.

Il sistema può eseguire controlli automatici per individuare duplicazioni, anomalie, auto-referral o possibili abusi. Tali controlli hanno finalità di sicurezza e possono essere sottoposti a verifica manuale.

12. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:

• la conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano e l’accesso agli stessi;
• la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati;
• la limitazione del trattamento;
• la portabilità dei dati, quando applicabile;
• l’opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• la revoca dei consensi prestati, senza pregiudicare i trattamenti effettuati prima della revoca.

Le richieste possono essere inviate a privacy@roomupitalia.com .

Quando il sondaggio è stato inviato senza email, il Titolare potrebbe non essere in grado di collegare una risposta a una persona determinata. Per individuare la partecipazione potrà essere necessario fornire il token pubblico, il codice referral o altre informazioni tecniche disponibili al partecipante.

13. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento violi la normativa applicabile, ferma restando la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria.

Sito del Garante: www.garanteprivacy.it

14. Revoca dei consensi

Il consenso agli aggiornamenti e quello per i test futuri possono essere revocati in qualsiasi momento scrivendo a privacy@roomupitalia.com e indicando l’indirizzo email utilizzato nel sondaggio e il consenso che si desidera revocare.

15. Aggiornamenti dell’informativa

L’informativa può essere aggiornata in caso di modifiche al sondaggio, ai trattamenti, ai fornitori utilizzati o alla normativa applicabile. La versione e la data di aggiornamento sono indicate all’inizio della pagina. Quando necessario, le modifiche rilevanti saranno comunicate agli interessati o sottoposte a una nuova manifestazione di consenso.

Contatto privacy: privacy@roomupitalia.com